A. SEKILAS TENTANG MAIL MARGE
MAIL MARGE adalah Fasilitas yang ada di Ms. Word yang berfungsi untuk
membuat surat berantai.
Mail Marge ada dua langkah :
1. Langkah pertama data sourcenya di buat di MS.Word
2. Langkah kedua data sourcenya di buat di MS. Excel
Sebenarnya kegunaan mail marge dalam kenyataanya tidak hanya digunakan untuk surat bertantai tapi bisa juga digunakan untuk membuat :
1. Amplop berantai
2. Label undangan dll
A. MEMBUAT MAIL MARGE DATA SOURCE DI MS.
WORD
Langkah-langkah
untuk membuat surat berantai adalah :
1. Buat contoh suratnya
2. Buat Kop Suratkah langkahnya adalah :
a. Buat table untuk kop surat kolom 3
baris 1
1. Klik Menu Insert
2. Klik Table
3. Lalu sorot kolom 3 baris 1
4. Maka akan muncul 3 kolom dan 1 baris
di lembar kerja lalu set sebagai berikut .
5. Hilangkan Border di tabelnya caranya
adalah
a. Aktifkan Table tool
b. Blok table yang akan dihilangkan
bordernya
c. di border klik lalu pilih no border
6. Setelah itu set kolom pertama dengan
Clip Art
Langkah-langlahnya
adalah :
a. Klik menu insert
b. Klik clip art
c. Nanti akan muncul jendela clip art
lalu klik go
d. Simpan kursor di kolom ke 1
e. Lalu ambil gambarnya
f.
Maka
akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
g. Begitu juga untuk kolok ke 3
7. Kolom ke dua isi dengan fungsi Word
Art
1. Langkah-langkahnya adalah klik menu
insert lalu klik word art
2. Lalu pilih stylesnya
3. Lalu ketik teksnya maka akan tampil
sebafai berikut
8. Setelah itu baru ketik naskah
suratnya contoh :
9. Setelah kita ketik naskahnya maka
kita keluarkan fungsi mail marge
a. Klik menu Mailing
b. Klik Star Mail Merge
c. Pilih step by step mail wizard
Akan muncul tampilan sebagai berikut:
10. Fungsi Mail Merge ada enam langkah
(Step)
a. Di Step 1 Pastikan Leter yang di
aktifkan
b. Pindah ke step 2 dengan menekan next
Di step 2
pastikan use the current document yang aktif
c. Lalu pinahkan ke step 3 dengan
menekan next
d. Di step 3 pastikan aktif type a new
list
1. Lalu pilih create
2. ISI KOLOM KOLOM SESUAI KEBUTUHAN
Di last name
isi PUTRI
Di Address
line 1 isi JL. DAGO 23
Di City isi
BANDUNG
3. Kalau sudah selesai data ke 1 maka
isi data ke dua dengan mengklik new entry
Lalu isi
sesuai data yang di perlukan..
4. Lalu klik OK
5. Klik ok
6. Maka akan muncul
7. Di save di data souce
8. Nama filenya isi mis : UNDANGAN
9. Klik Save
e. Pindahkan ke Step 4 dengan mengklik next
1. Simpan kursor di belakang sdr lalu
klik more item
2. Lalu pilih First Name lalu klik
Insert lalu klik close nanti akan tampak gambar sebagai berikut
3. Di belakang saudara akan muncul teks
<<firs_name>>
4. Selanjutnya tinggal mengambil data
last name, address line 1 dan city
5. Akan muncul seperti gambar di bawah
ini
f.
Selanjutnya
tinggal pindahkan ke step 5
1. Di step 5 akan dimunculkan data ke I
perlembar
2. Kalau mau melihat keseluruhannya
tinggal pindahkan ke step 6
g. Step 6
1. Klik next maka akan tampil gambar
sebagai berikut :
2. Klik edit individual leters
3. Lalu klik ok
4. Akan muncul sebagai berikut :
5. Selesai
B. MEMBUAT SURAT BERANTAI DATA SOURCENYA
DI EXCEL
Kalau kita hendak membuat surat berantai data soucenya di
ecel langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.
Kalau membuat surat masternya sama sepeerti
uraian di atas.
2.
Langkah kedua buat data sourcenya di ms. Excel
a.
Buka ms excelnya
1.
Klik star
2.
Klik All Program
3.
Klik Microsof Office
4.
Maka akan muncul lembar kerja dari MS Excel
5.
Lalu isi data sebagai berikut
6.
Cara memberikan Border
a.
Blok data yang ada
b.
Klik icon border
c.
Pilih All Border
3.
MENGGABUNGKAN DATA SOURCE DENGAN SURAT
a.
Klik Menu Mailings
b.
Pilih pilih step by step mail marge wizard
c.
Di step 1 pastikan leter yang di ceklis lalu
next
d.
Di Step 2 pastikan use the current document
e.
Di step 3 pastikan use an existing list
f.
Lalu pilih browse
g.
Maka akan muncul tampilan sebagai berikut
h.
Klik open
i.
Maka akan muncul tampilan sebagai berikut
j.
Lalu klik Ok
k.
Klik Ok
l.
Pindahkan ke step 4
m.
Gabungkan antara data source dengan data
suratnya sama langkah-langkahnya seperti diatas
n.
Sampai Step 6
C. Langkah-langkah Membuat amplop
Beranti menggunakan data sourcenya di ms word
1. Buka Ms Wordnya
2. Klik Menu Mailing s
3. Klik Step by step merge Wizard
4. Maka akan muncul tampilan sebagai
berikut :
5. Di step 1 pastikan Amplop yang
diaktifkan
6. Lalu Klik next untuk pindah ke Step 2
7. Di step 2 klik emplope option
8. Di emplope size pilih ukuran size 10
misalnya sebenarnya banyak ukuran amplop
9. Lallu pindahkan ke step 3 dengan
menekan next
Maka akan
muncul tampilan berikut ini
10. Di bagian amplop atas set kop amplop
seperti rincian di atas dengan menggunakan table
11. Setelah pengeditan amplop sudah selesai
kita tinggal menentukan membuat data sourcenya di word atau di excel
12. Untuk pengerjaannya sama seperti kita
membuat surat berantai
13. Rincian pengerjaannya bisa dilihat di
atas
14. Sampai Step 6
Cukup sekian dulu mengenai pembahasan tentang Mail Marge. Jika ada kritik dan saran mohon dicantumkan pada kolom komentar ya kawan kawan. Sampai jumpa di postingan selanjutnya, saya undur diri salam anak IT "Jangan pernah berhenti untuk berinovasi"
Share On
Tidak ada komentar:
Posting Komentar